Frage: „Wie kann ich zu Fuß von Hamburg nach Peking gehen?“
Antwort: „Einen Schritt nach dem anderen.“
Um diese etwas freche Antwort auf eine andere Ebene zu heben: Eine große, scheinbar unmögliche Aufgabe besteht aus vielen kleinen, zum Teil kleinteiligen Unteraufgaben, die für sich genommen sehr einfach zu bewältigen sind. Wichtig ist es nur, die Aufgaben und ihren aktuellen Stand im Blick zu behalten, um rechtzeitig auf Hindernisse reagieren zu können. Inwiefern uns dabei Trello helfen kann, sehen wir hier im Detail.
Ein paar Worte zu Trello
Trello ist ein webbasierter Dienst, der inzwischen zu Atlassian gehört. Außer über einen Browser kannst du den Service auch über eine App verwenden; in Apples App Store und Googles Play Store lassen sich die kostenlosen Anwendungen für das jeweilige System laden. Trello ist in der Basisversion kostenlos. Hat man Bedürfnisse, die über das Basisangebot hinausgehen, gibt es Bezahlpläne, die mehr Möglichkeiten anbieten.
Dabei ist Trello nicht isoliert von der Außenwelt und bietet eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten anderer Dienste an. So lassen sich beispielsweise Slack, Evernote, Google Dienste, Dropbox oder auch Microsofts OneDrive einbinden.
Vorbild Kanban
Das Vorbild für Trello ist „Kanban“. Das ursprünglich von der japanischen Automobilfirma Toyota entwickelte Produktionssystem hat auch in der Softwareentwicklung viele Freunde gewonnen.Man verschafft sich mit der Methode einen Überblick der in Zukunft zu bearbeitenden, der zurzeit bearbeiteten und bereits abgeschlossenen Aufgaben. Die Aufgaben werden auf kleine Karten geschrieben, daher der Name, denn „Kanban“ bedeutet im Japanischen „Signalkarte“. Zusätzlich bildet man an einer Tafel oder direkt auf der Wand Spalten ab, die von links nach rechts beispielsweise mit „Zu tun“, „In Arbeit“, „Erledigt“, „Getestet“ und „Fertig“ beschriftet sind. Alle in nächster Zeit zu erledigenden Aufgaben befinden sich unter „Zu tun“. Beginnt man mit einer, schiebt man diese aus der Spalte „Zu tun“ in die Spalte „In Arbeit“. Ist die Arbeit an der Aufgabe erledigt, landet das zugehörige Kärtchen in „Erledigt“. Wurde das Ergebnis der Arbeit getestet und für gut befunden, ist die Aufgabe „Fertig“.
Die Idee hinter Kanban ist, dass der Fluss der Arbeit visualisiert und dabei frühzeitig offensichtlich wird, wo Flaschenhälse in der Entwicklung entstehen. Durch den begrenzten Platz in den Spalten ist die Zahl der Aufgaben bereits physikalisch eingeschränkt, so dass die Wahrscheinlichkeit sinkt, sich zu viele Aufgaben gleichzeitig aufzubürden.
Digitales Kartenspiel
Diesen analogen Ansatz von wandernden, mit Aufgaben versehenen Papierkärtchen überführt Trello ins Digitale. Du kannst dich kostenlos dort anmelden und erstellst dir zu Beginn ein Board, indem du oben rechts auf das Plus-Symbol klickst und dem Board einen Namen gibst. Das Board kannst du privat halten, so dass nur du und die Personen, die du explizit zum Board einlädst dieses einsehen können. Arbeitest du bereits in einem Team, hast du beim Anlegen des Boards die Möglichkeit, es gleich für das Team sichtbar zu machen. Die dritte Einstellung ist „öffentlich“, auf diese Weise können alle das Board sehen.
Nun kannst du Listen anlegen, indem du einfach in das entsprechende Feld einen Listennamen eingibst und per Eingabetaste bestätigst. Was Trello „Liste“ nennt, entspricht einer Spalte von der analogen Tafel vom Beispiel weiter oben.
Hast du deine Listen angelegt, kannst du mit dem Erstellen von einzelnen Karten beginnen. Die virtuellen Karten lassen sich sehr schnell anlegen: Klick auf „+ Eine Karte hinzufügen“, gib einen Namen ein, drück die Eingabetaste und schon ist die nächste Karte bereit mit Namen versehen zu werden. Hat man sich verschrieben, kann man in den Listentitel beziehungsweise Kartentitel hineinklicken. Klickst du auf den Listentitel, kannst du diesen direkt bearbeiten. Den Kartentitel bearbeitest du in den Kartendetails, die Trello anzeigt, wenn du mit der Maus eine Karte auswählst. Die Details nennt Trello „Kartenrückseite“.
In den Kartendetails kannst du nicht nur den Kartentitel ändern, sondern auch eine längere Beschreibung der Aufgabe vornehmen. Du kannst darüber hinaus Medien wie beispielsweise Bilder, Texte etc. anhängen, die Karte mit anderen Mitgliedern des Teams teilen, einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen und vieles mehr. Das Schöne ist, dass du diese Karten mit dem Mauszeiger von einer Liste in eine andere ziehen kannst, je nachdem in welcher Phase sich die entsprechende Aufgabe befindet. Beginnst du also mit einer Aufgabe, ziehst du das digitale Kärtchen aus der Liste „Zu tun“ hinüber in „In Arbeit“ – genau so, wie du es auch beim analogen Board machst. So wandern die Kärtchen Stück für Stück über die digitale Tafel und man behält jederzeit die Übersicht des Stands der jeweiligen Aufgabe.
Ein solches Board lässt sich alleine verwenden, du kannst aber auch weitere Team-Mitglieder dazu einladen, so dass ihr die Aufgaben gemeinsam bearbeiten könnt. Arbeitet ihr im Team, so könnt ihr in der kostenlosen Variante bis zu zehn Boards gleichzeitig offen haben.
Preise
Trello ist für den persönlichen Gebrauch kostenlos und du kannst unbegrenzt viele Boards erstellen. Möchtest du im Team mit mehr als zehn Boards arbeiten oder hast über die kostenlosen Möglichkeiten hinausgehende Wünsche, wie beispielsweise Dateianhänge, die über 250 MB groß sind, dann bietet sich ein Wechsel in einen kostenpflichtigen Plan an. Es gibt neben dem kostenlosen eine sogenannten „Business Class“- und „Enterprise“-Preisklasse, die mehr Funktionen bieten. Business Class schlägt bei jährlicher Abbuchung mit 9,99 US-Dollar pro Monat pro User zu Buche. Enterprise beginnt bei 20,83 US-Dollar monatlich pro User für 100 User.
Auf der zugehörigen Preisliste kannst du dich genauer informieren, welche Leistungen kostenlos und welche kostenpflichtig sind.
Tipps
Ein paar Tipps für ein angenehmes Arbeiten mit Trello:
- Sieh dir die Tastenkürzel an: Bist du viel in Trello unterwegs, lohnt es sich, die Tastenkürzel zu lernen. Hast du Trello offen und tippst „?“ auf der Tastatur, bekommst du eine Übersicht der Tastenkürzel.
- Karten per Email erstellen: Jedes Board hat eine eigene Email-Adresse. So kannst du beispielsweise die in einem bestimmten Postfach eintreffenden Emails auf die Board-Adresse umleiten und erhältst aus jeder Email an Kärtchen – ideal für Bug-Reports, Kunden-Support oder ähnliches.
- Besser suchen: Das Suchfeld funktioniert im Grunde wie eine altbekannte Suche. Mit zusätzlichen Operatoren kannst du aber genauer suchen. So zeigt die Eingabe von „@me“ im Suchfeld alle Karten, die für dich sind. Gibst du „due:week“ ein, erhältst du alle Aufgaben, die in den kommenden sieben Tagen fällig sind.
Eine Übersicht vieler Tipps und Tricks findest du auf einem öffentlichen Trello-Board.
Fazit
Trello ist eine Riesenhilfe, wenn es um das Formulieren und Verwalten von Aufgaben geht. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich diese Aufgaben um die Softwareentwicklung oder um irgendein anderes Projekt drehen. Trello kannst du bei der Entwicklung deines Programms genauso einsetzen, wie für die Organisation eines Hausbaus oder die Planung einer Hochzeit. Auch für den machine-learning-blog erstelle ich mir Aufgaben in Trello. In der kostenlosen Variante ermöglicht der Dienst bereits so viel, dass sich ein intensives Auseinandersetzen mit diesem Service auf jeden Fall lohnt.
Für Entwicklerinnen und Entwickler von besonderem Interesse: Trello verfügt über eine API, die für eigene Erweiterungen verwendet werden kann. Mehr Infos gibt es unter developers.trello.com.
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