Von Chaos zu Klarheit: Wissen mit dem PARA-Modell organisieren

Im Zeitalter der Digitalisierung sammeln wir mehr Informationen, als wir je zuvor hatten. Aber wie sortieren und nutzen wir diese Information effektiv? Da kommt PARA ins Spiel. Es bietet eine strukturierte Herangehensweise, um alles, von flüchtigen Gedanken bis zu langfristigen Projekten, zu organisieren.

Einführung ins PARA-Konzept

Das PARA-Konzept (Projects, Areas, Resources, Archives) wurde von Tiago Forte um das Jahr 2014 entwickelt und hat in den letzten Jahren an Popularität gewonnen, vor allem unter den Nutzern von Notiz-Apps wie Notion, Evernote und sogar Apples eigener Notizen-App. Das Konzept adressiert das allgegenwärtige Problem der Informationsüberflutung. Es ist darauf ausgerichtet, eine klare Struktur und Ablage für deine digitalen Notizen, Dokumente und anderen Informationen zu schaffen.

• Projects: Das sind kurzfristige Aufgaben oder Ziele, die in der Regel innerhalb von ein paar Wochen oder Monaten abgeschlossen werden können.
• Areas: Das sind langfristige Verantwortungsbereiche oder Aspekte deines Lebens, die kontinuierliche Pflege erfordern, wie etwa Gesundheit, Karriere oder Finanzen.
• Resources: Das sind Sammlungen von Informationen, die du möglicherweise für zukünftige Projekte oder Aufgaben brauchen könntest, wie Artikel, Tutorials oder Anleitungen.
• Archives: Hier bewahrst du Material auf, das du aktuell nicht benötigst, das aber in der Zukunft noch einmal nützlich sein könnte, oder einfach nur der Dokumentation dient.

Andere Populäre Modelle

GTD (Getting Things Done)

GTD von David Allen ist ein Zeitmanagement-Modell, das auf der Idee basiert, alle Aufgaben und Ideen sofort aufzuschreiben, um den Geist frei zu halten. Im Vergleich zu PARA legt GTD mehr Wert auf die sofortige Verarbeitung von Aufgaben, während PARA eher eine langfristige Struktur bietet. Ein Vorteil von GTD ist, dass es in sehr verschiedenen Kontexten angewendet werden kann. Ein Nachteil könnte sein, dass es komplex und zeitaufwendig in der Einrichtung ist.

Zettelkasten

Dieses deutsche System des Wissensmanagements, oft mit dem Soziologen Niklas Luhmann verbunden, konzentriert sich auf das Verknüpfen von Notizen. Im Vergleich zu PARA ist Zettelkasten weniger darauf ausgerichtet, aktuelle Projekte oder Lebensbereiche zu organisieren, sondern mehr auf die Erstellung eines interverknüpften Systems des Wissens. Ein Vorteil dieses Systems ist die Möglichkeit, komplexe Gedankenstrukturen und Ideen miteinander zu verbinden. Ein Nachteil könnte die Schwierigkeit sein, schnell relevante Informationen in einer großen Sammlung von Notizen zu finden.

Eisenhower-Box

Die Eisenhower-Box teilt Aufgaben in vier Kategorien ein: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, und weder dringend noch wichtig. Im Gegensatz zu PARA, das eher eine strukturelle Sichtweise bietet, ist die Eisenhower-Box mehr auf Priorisierung ausgerichtet. Ein Vorteil ist die Einfachheit des Systems, während ein Nachteil die fehlende Flexibilität für komplexere Projekte sein könnte.

Anwendung von PARA in Apples Notizen-App

Die Notizen-App von Apple mag auf den ersten Blick einfach erscheinen, aber sie bietet genug Flexibilität, um das PARA-System effektiv umzusetzen. Wer möchte, könnte die vier englischen Begriffe Projects, Areas, Resources, Archives auch eindeutschen mit Projekte, Areale, Ressourcen, Archive.

Beginnen wir mit der ersten Kategorie:

• „Projects“. Erstelle für jedes laufende Projekt eine separate Notiz. Nutze die „Anheften“-Funktion, um diese Notizen immer oben in der Liste zu halten.
• „Areas“, oder wie man auf Deutsch sagen könnte „Areale“, sind die Lebensbereiche, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern. Dazu gehören Themen wie Gesundheit, Arbeit, und persönliche Entwicklung. Du könntest für jede dieser „Areas“ einen eigenen Ordner anlegen und darin Notizen zu den jeweiligen Themen speichern.
• Für „Resources“, also Ressourcen, könnten Sammlungen von Web-Links, Kochrezepten oder Leseempfehlungen stehen. Erstelle dafür spezifische Ordner oder Notizen und füge die Informationen dort ein.
• „Archives“ könnten Notizen sein, die du zurzeit nicht benötigst, aber für später aufbewahren möchtest. Verschiebe sie in einen speziell dafür vorgesehenen Ordner.

Der größte Vorteil der Verwendung von PARA in der Apple Notizen-App ist die Einfachheit und Geschwindigkeit der Umsetzung. Du brauchst keine komplexe Software oder teure Abonnements. Ein möglicher Nachteil könnte der Mangel an erweiterten Sortier- und Verknüpfungsoptionen sein, die in spezialisierten Notiz-Apps verfügbar sind. Das Verknüpfungsproblem gehört jedoch mit iOS 17 und macOS 14 der Vergangenheit an. Apple schreibt dazu:

1. Tippe in der Notiz, in der du einen Link hinzufügen möchtest, auf die Einfügemarke und tippe auf „Link hinzufügen“. Oder tippe einfach auf „>>“. 
2. Gib den Titel der Zielnotiz ein und wähle dann eine Notiz aus oder erstelle eine neue Notiz.

Foto von Jess Bailey auf Unsplash